dnes je 4.12.2020

Input:

Pracovní cesty a jejich vyúčtování v době covidové

9.11.2020, , Zdroj: Verlag Dashöfer

10.307
Pracovní cesty a jejich vyúčtování v době covidové

Ing. Karel Janoušek

Dotaz

Naše firma, stejně jako asi řada dalších v době Covid19, prochází procesem automatizace a home-office. Aktuálně se zabýváme automatizací pracovních cest. Narazili jsme na otázku, zda vyúčtování pracovní cesty musí být podepsané schvalovatelem a zaměstnancem. Prosím o informaci, zda tuto povinnost ukládá zákon a zda by se firma vystavila riziku, že finanční úřad neuzná nepodepsané vyúčtování pracovní cesty? Jsou alternativami elektronické podpisy, dynamické biometrické podpisy, logování nebo něco dalšího?

Právní předpisy

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

  • § 153 odst. 2 ZP

  • § 183 odst. 3 ZP

  • § 185 ZP

Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů

  • § 7 a § 8 ZoÚ

Zákon č. 235/2005 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů

  • § 73 ZDPH

Odpověď

Především musím uvést, že pracovní cestu zaměstnavatel zaměstnanci nařizuje (neschvaluje). O schvalování je tak v uvedeném smyslu možno hovořit až v etapě, která následuje po vyúčtování cestovních náhrad zaměstnancem, tedy prakticky až při vypořádání nároku se zaměstnancem a v etapě účtování o uskutečněných účetních případech.

V zákoníku práce není uvedeno, že zaměstnanec musí vyúčtování cestovních náhrad podepsat, je tam pouze uvedeno, že zaměstnanec je povinen předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad (§ 183 odst. 3 ZP). Je ale v zájmu zaměstnavatele (ale i zaměstnance), aby zaměstnanec nějakým hodnověrným způsobem potvrdil, že příslušné doklady předložil a že pravdivě uvedl všechny údaje a informace potřebné ke stanovení správné výše cestovních náhrad. U případného soudního řízení by opačný postup těžko obstál. Podle mého názoru ale nemusí jít jen o vlastnoruční podpis zaměstnance, může to být i jiný nezpochybnitelný způsob, např. používá-li zaměstnavatel pro cestovní náhrady v rámci vnitřního intranetu nějaký vhodný program pro PC, pak odeslání potřebných informací z PC, ke kterému má přístup pouze příslušný zaměstnanec, bude jistě dostatečně průkazné, že tak učinil tento zaměstnanec.

Obdobně to může být při nařizování pracovní cesty a určování podmínek jejího uskutečnění. Koneckonců podmínky konání pracovní cesty nemusí být předem stanoveny zaměstnavatelem vždy písemně (viz § 153 odst. 2 ZP).

Po uskutečnění pracovní cesty je vhodné, aby vedoucí zaměstnanec, který zaměstnanci pracovní cestu nařídil, byl tímto zaměstnancem o výsledcích pracovní cesty informován a aby nařizující zaměstnanec případně na vyúčtování cestovních náhrad tuto skutečnost potvrdil a tím také k vyúčtování doporučil. Není možno ani zapomenout na to, že někdo u zaměstnavatele vyúčtování cestovních náhrad kontroluje a někdo je v rámci stanovené odpovědnosti a pravomoci oprávněn nárok zaměstnance na cestovní náhrady k vypořádání odsouhlasit. I to je však podle mého názoru možno provést např. výše uvedeným (nebo i jiným) způsobem.

Zcela jednoznačně je žádoucí snižovat administrativu a tedy i papírování. Při vyúčtování cestovních náhrad je

Nahrávám...
Nahrávám...