Na tuzemských i zahraničních pracovních cestách používají zaměstnanci k úhradám nebo k výběru hotovosti z bankomatu poměrně často platební karty, a to jak platební karty vystavené bankou k účtu zaměstnavatele na jméno zaměstnance – tzv. firemní platební karty, tak i soukromé platební karty, tj. karty vystavené na jméno držitele, který je majitelem účtu.
Nespornou výhodou používání firemních platebních karet na pracovních cestách je zejména to, že není nutno před odjezdem zaměstnance zejména na zahraniční pracovní cestu nakupovat cizí měnu a poskytovat ji zaměstnanci jako zálohu na cestovní náhrady prostřednictvím valutové pokladny a že zaměstnanec má na pracovní cestě vždy k dispozici potřebné finanční prostředky k bezhotovostním úhradám služeb, nákupu PHM do služebního automobilu, materiálu nebo zboží, pro něž byl do zahraničí vyslán, a také k případnému výběru potřebné hotovosti z bankomatu. Při placení kartou v zahraničí je provedena transakce přímo v příslušné cizí měně a na účtu zaměstnavatele u tuzemské banky se projeví již po přepočtu kurzem banky v měně, ve kterém je účet veden. O této částce pak je také v účetnictví zaměstnavatele účtováno bez nutnosti dalšího přepočtu. Další výhodou některých platebních karet je to, že je jimi možno prostřednictvím internetu provádět i nákupy jízdenek, letenek, ubytování, příp. i hradit některé služby v zahraničí apod.
I když je firemní platební karta vystavena na jméno, nejde o soukromou platební kartu zaměstnance, ale o firemní platební kartu, o jejímž používání rozhoduje zaměstnavatel. Zaměstnanec ji v zásadě nemůže použít na hrazení soukromých výdajů. Je zcela jednoznačné, že i když jsou prostřednictvím této karty uhrazeny cestovní výdaje za jiné zaměstnance, než na kterého je karta vystavena, jde o výdaj zaměstnavatele. Je tedy také zcela logické a navíc i výhodné, když např. ubytování bude uhrazeno touto firemní platební kartou za více spolucestujících zaměstnanců najednou (nebo i jednotlivě).
Nevýhodou některých platebních karet je např. to, že je nutno platit bance poplatek za používání karty, příp. i poplatek za vydání karty, a také to, že při výběru hotovosti z bankomatu musí být zaplacen určitý poplatek z vybírané částky a v některých případech také úrok z čerpaného úvěru při včasném nesplacení.
Protože významnou vlastností platební karty (soukromé i firemní) je její svázanost s jejím držitelem (jméno a podpis držitele), tzn. karta je většinou nepřenosná, je nanejvýš vhodné při předávání firemní platební karty zaměstnanci uzavřít s tímto zaměstnancem dohodu o hmotné odpovědnosti podle § 250 ZP a dalších se stanovením podmínek a účelů, ke kterým může nebo nesmí být tato platební karta zaměstnancem použita. Podrobnější pravidla pro používání platební karty je vhodné uvést ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. To, že je platební karta přidělena zaměstnanci (je vystavena bankou na jeho jméno), neznamená, že nemůže být použita k úhradám výdajů, které se týkají činnosti jiného zaměstnance, tj. např. jízdních výdajů, výdajů za ubytování apod. souvisejících s pracovní cestou jiného zaměstnance. Je to platební karta k účtu zaměstnavatele a zaměstnavatel rozhoduje o tom, k čemu bude použita.
Přestože po poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci již zpravidla nedochází před pracovní cestou k poskytnutí zálohy na pracovní cestu v hotovosti, je nutno např. výběry hotovosti z bankomatu provedené zaměstnancem při pracovní cestě prostřednictvím této platební karty a úhrady částek, které nejsou cestovními náhradami podle části sedmé zákoníku práce, ani jinými výdaji souvisejícími s pracovními úkoly, pro které byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, považovat v etapě vyúčtování cestovních náhrad za doplnění zálohy, a to i když žádná záloha v hotovosti před pracovní cestou poskytnuta nebyla (prakticky jde o doplnění nulové zálohy). To má význam pro zjištění kurzu, který bude následně v etapě vyúčtování cestovních náhrad použit k přepočtům částek v různých měnách (viz § 183 a § 184 ZP).
S použitím firemní platební karty souvisí také účtování o finančních transakcích provedených touto platební kartou. Protože je to možno provést až na základě výpisu z účtu, mělo by být i vyúčtování cestovních náhrad a vypořádání práva zaměstnance na náhradu cestovních výdajů za příslušnou pracovní cestu v zásadě provedeno až po obdržení příslušného výpisu z účtu z banky a jeho kontrole. V ustanovení § 183 odst. 3 a 5 ZP jsou sice uvedeny desetidenní lhůty pro předložení dokladů nezbytných k provedení vyúčtování a následné uspokojení práv zaměstnance, ale obě tyto lhůty lze po vzájemné dohodě zaměstnance a zaměstnavatele prodloužit.
KURZY PRO PŘEPOČET MĚN PŘI POUŽITÍ FIREMNÍ PLATEBNÍ KARTY
Přestože jsou kurzy pro přepočet měn, které musí být použity při vyúčtování (nikoliv účtování) cestovních náhrad, uvedeny v § 183 a § 184 ZP, je v praxi poměrně častým problémem výběr správného kurzu v případě, že zaměstnanec použije k platbám souvisejícím se zahraniční pracovní cestou firemní platební kartu. Datum poskytnutí firemní platební karty zaměstnanci a den nástupu na pracovní cestu jsou v těchto případech zpravidla vždy, někdy i značně, rozdílné.
Poskytnutí firemní platební karty bývá někdy považováno za poskytnutí zálohy na pracovní cestu. Pokud by při vyúčtování pracovních cest v období, po které měl zaměstnanec firemní platební kartu trvale k dispozici, byl vždy použit kurz ČNB platný v den poskytnutí platební karty (tj. např. rok i déle před pracovní cestou), došlo by jednoznačně ke zkreslení nároků zaměstnance na výši cestovních náhrad a následně i výše nákladů zaměstnavatele. Je tedy vhodné při vyúčtování cestovních náhrad za jednotlivé pracovní cesty postupovat tak, jako by záloha na pracovní cestu v tomto případě poskytnuta nebyla. Z toho pak také vyplývá, že k přepočtu měn při vyúčtování cestovních náhrad z příslušné pracovní cesty by měl být v takovém případě použit, podle § 184 ZP, v zásadě vždy kurz vyhlášený ČNB a platný v den nástupu na příslušnou zahraniční pracovní cestu.
V případě, že by zaměstnanec na pracovní cestě prováděl prostřednictvím uvedené platební karty výběr hotovosti z bankomatu, šlo by prakticky o doplnění zálohy v průběhu pracovní cesty, což nemá na určení kurzů k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad žádný vliv. Den výběru z bankomatu během pracovní cesty tak není pro zjištění správného kurzu pro přepočet měn při vyúčtování cestovních náhrad vůbec podstatný.
Jestliže byla zaměstnanci, který má k dispozici firemní platební kartu, před příslušnou pracovní cestou poskytnuta také záloha v hotovosti, je pro výběr správného kurzu k použití v etapě vyúčtování cestovních náhrad rozhodující ustanovení § 183 odst. 4 ZP a k přepočtům měn se při vyúčtování cestovních náhrad použije kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a kurzy vyhlášené ČNB a platné v den poskytnutí…
