Nepřístupný dokument, nutné přihlášení

Příloha č.3 - Skartační protokol

1.1.2015, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.18.5.5
Příloha č.3 - Skartační protokol

JUDr. Vladimír Treybal

 

Vzor skartačního protokolu

 

 

Příloha č. 3 ke skartačnímu řádu

 

Protokol o skartaci písemností

 

Předmětem jednání byla skartace písemností v ............. Skartace byla připravena na základě zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění, vyhlášky č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, skartačního řádu ............ a skartačního návrhu č.j............ ze dne............. .

 

 

Jednání se zúčastnili : ......................... (zástupce archivního orgánu)

........................(zástupce zaměstnavatele)

 

Ke skartaci byly navrženy písemnosti typu S z let................ .v rozsahu cca ..........bm.

 

Do skupiny A byly přeřazeny písemnosti:.................................................... .Tyto písemnosti budou předány k trvalému uložení v archivu.

 

Ostatní písemnosti byly ponechány ve skupině S. Bylo zjištěno, že mají prošlé skartační lhůty a pro ........ (označení zaměstnavatele) již nemají žádný provozní význam. Protože nemají ani žádnou trvalou dokumentární hodnotu, ............ (označení archivního orgánu) souhlasí s jejich zničením a vydává k tomuto účelu skartační povolení č........ .

 

Celkem bylo skartováno cca......bm písemností.

 

 

V ......... dne .....................

 

 

 

.................................. ................................................

za (označení archivního orgánu) (označení zástupce zaměstnavatele)

 

 

Komentář:

 

Pro lepší přehlednost a orientaci v poměrně složité oblasti archivace a skartace písemností byla ustanovení týkající se této problematiky zahrnuta do samostatného vzoru skartačního řádu (který bezprostředně navazuje na spisový řád). Tuto oblast upravuje celá řada předpisů, které jsme se snažili uvést dále v seznamu, avšak s ohledem na jejich množství a též poměrně časté změny nemůžeme zaručit, že tento seznam je zcela aktuální a úplný. Předpokládáme však, že zaměstnanci zabývající se touto agendou mají lepší přehled o těch předpisech, které se týkají přesně té části agendy, kterou jsou pověřeni, a že nám případné menší nedostatky prominou

 

V oblasti archivnictví jde zejména o zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví, v platném znění, který např.:

I. vymezuje příslušné pojmy související s archivnictvím, zejména (z hlediska firem) pojem dokumentů jako písemných, obrazových, zvukových, elektronických nebo jiných záznamů [§ 2 písm. d)] a pojem výkonu spisové služby jako zajištění odborné správy dokumentů [písm. k)],

II. stanoví způsob výběru a evidence dokumentů a podmínky jejich zničení (skartace),

III. stanoví podnikatelům zapsaným v obchodním rejstříku povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií příslušnému archivu,

IV. v příloze č. 1 uvádí seznam dokumentů z činnosti podnikatelů, které jsou podnikatelé povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií. Jde o poměrně široký okruh dokumentů od zakladatelských až po kolektivní smlouvy a zaměstnavatelé se s tím musí seznámit, aby se nevystavovali nebezpečí sankcí (§ 73 až 75 zákona)

 

Zákon byl již několikrát novelizován, významná je novela k 1. 7. 2009 zákonem č. 190/2009 Sb. Tato novela je velmi obsáhlá, mění značný počet dosavadních ustanovení zákona.

 

Naposledy byl zákon měněn letos k 1. lednu v souvislosti s přijetím nového zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku. Změny provedené v zákoně o archivnictví vyly obsahem části padesáté šesté zákona č. 303/2013 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s rekodifikací soukromého práva. Jedná o převážně změny legislativně technické - terminologické, pojem „občanská sdružení" je nahrazen pojmem „spolky". Dále se do textu zákona doplňují vedle nadací a nadačních fondů ústavy.

 

V té souvislosti je třeba upozornit, že právní formu nadací a nadačních fondů,které byly dosud upraveny zákonem č. 227/1997 Sb. nadacích a nadačních fondech, rekodifikace NOZ (včetně dosavadního označení) zachovává, ale zákon o nadacích prakticky ruší a právní úprava nadací a nadačních fondů je nově obsažena přímo v NOZ. NOZ nadace a nadační fondy upravuje v § 303 a násl. s tím, že je souhrnně označuje jako fundace (protiklad korporací).

 

Novinkou je právní forma ústav (§ 402 a násl. NOZ), což je nový typ právní formy kombinující prvky základních typů právnických osob, kterými jsou:

- korporace a

-. fundace.

 

Obecně prospěšné společnost i(jakožto zvláštní právní forma právnické osoby do r. 2013 upravené zákonem č. 248/1995 Sb.,o obecně prospěšných společnostech) již nově nebudou vznikat - počítá se s tím, že budou vznikat zejména v právní formě nadace či nadačního fondu nebo v právní formě ústavu. NOZ sice zákon o obecně prospěšných společnostech ruší, ale na základě přechodných ustanovení (§ 3050 NOZ) si budou moci tuto právní formu zachovat a potom se na ně bude zrušený zákon o obecně prospěšných společnostech dále vztahovat. Stávající obecně prospěšné společnosti přitom mají právo (nikoli povinnost) změnit svoji právní formu na ústav, nadaci či nadační fond podle NOZ.

 

Bližší úprava je obsažena v prováděcích předpisech k tomuto zákonu (zejména vyhlášky č. 645/2004 Sb. a č. 191/2009 Sb.).

 

Významná je v tomto směru také úprava v zákoně č. 563/1992 Sb., o účetnictví, v platném znění, který stanoví rozsah a způsob vedení účetnictví a jeho průkaznosti pro všechny