Nepřístupný dokument, nutné přihlášení

Spisový řád

9.3.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.18.5.1
Spisový řád

JUDr. Věra Bognárová, JUDr. Jaroslav Šuchman

Spisový řád

Zaměstnavatel ………….. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČO)

Tímto spisovým řádem se v souladu s ustanoveními zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“), stanoví základní pravidla pro manipulaci s písemnostmi, jejich uchování a provádění spisové služby v………………..(označení zaměstnavatele).

Čl. 1

Úvodní ustanovení

Spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance, kteří písemnosti zpracovávají, vyřizují nebo jinak s nimi manipulují.

Čl. 2

Vymezení pojmů pro účely spisového řádu

1. Písemnostmi se rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy, které u zaměstnavatele vznikly z jeho činnosti. V souladu s ustanovením § 2 zákona č. 499/2004 Sb. se písemnosti rozlišují na archiválie a dokumenty. Přitom

a) archiválií se rozumí takový záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií,

b) dokumentem se rozumí každý písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena u zaměstnavatele nebo mu byla doručena.

2. Rozsah dokumentů vzniklých u zaměstnavatele, které musí být uchovávány tak, aby z nich bylo možno příslušným archivem vybírat archiválie, je uveden v příloze č. 1 zákona.

3. Písemnostmi u zaměstnavatele jsou zejména dokumenty, a to

  • spisy a jejich evidenční a archivní pomůcky (podací deník, doručovací kniha apod.),

  • podání zaměstnanců, jiných fyzických a právnických osob,

  • vnitřní předpisy vydané v působnosti zaměstnavatele (organizační a jiné předpisy, směrnice, pokyny, příkazy apod.),

  • dokumenty z jednání orgánů zaměstnavatele (zápisy z porad, jednání apod.),

  • statistické výkazy, nákresy, fotografie, mikrofilmy, plány, technická a stavební dokumentace, počítačové sestavy,

  • došlé a odeslané e-maily,

  • elektronické nosiče dat,

  • ….. (další písemnosti).

Spis je soubor písemností, vztahujících se k téže věci.

4. Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti zaměstnavatele, popřípadě jeho právního předchůdce. Jde tedy o soubor činností a organizačních opatření při manipulaci s písemnostmi od jejich doručení nebo jejich vzniku u zaměstnavatele až po jejich vyřazení nebo uložení do archivu.

5. Spisová služba zahrnuje:

  • přijímání písemností nebo jejich vyhotovování u zaměstnavatele,

  • evidenci písemností a jejich označení spisovým znakem,

  • odesílání písemností,

  • ukládání písemností,

  • vyřazování (skartace) písemností podle zásad uvedených ve skartačním řádu.

Spisovou službu zabezpečuje …….. (podatelna a spisovna, centrální spisovna, útvarové spisovny, pověřený zaměstnanec apod.).

6. Spisovým znakem je označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejich budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování podle skartačního řádu.

7. Základní evidenční pomůckou je ……… (podací deník, podací protokol, doručovací kniha, elektronická evidence apod.), v níž se provádějí zápisy obsahující údaje o písemnostech a manipulaci s nimi [o datu dodání písemnosti nebo jejím vyhotovení, jejím původci, obsahu písemnosti (věc), způsobu vyřízení, datu odeslání odpovědi (vyřízení) adresátovi]. Zápisy jsou řazeny chronologicky podle čísel jednacích.

8. Skartační řízení (skartace) je vyřazování písemností, které nemají trvalou hodnotu, nemusí být archivovány a po jejich vyřazení jsou likvidovány (skartovány). Při skartaci a archivaci písemností se zaměstnanci řídí skartačním řádem.

Čl. 3

Příjem písemností a jejich třídění

1. Místem příjmu došlých písemností je ……………. (podatelna, centrální podatelna, apod.). Na samostatných pracovištích zaměstnavatele přijímá písemnosti pověřený zaměstnanec.

2. Došlé písemnosti se roztřídí na:

  • noviny, časopisy, firemní nabídky a jiné písemnosti, které nesouvisí s činností zaměstnavatele a nepodléhají evidenci,

  • písemnosti soukromého charakteru, adresované jmenovitě jednotlivým zaměstnancům (jméno na prvním místě), které se předají adresátovi neotevřené, (případně uvést další druhy písemností, které se neotevírají, a postup při manipulaci s nimi),

  • archiválie,

  • dokumenty podléhající evidenci.

3. Došlé písemnosti se opatřují otiskem podacího (prezentačního) razítka zaměstnavatele, které obsahuje údaj o datu, počtu příloh a číslu jednacím; číslo jednací se uvede jen u písemností podléhajících evidenci. Dojde-li písemnost elektronicky (e-mailem), zaznamená se odesílatel, datum přijetí a komu je takové podání určeno, do evidence písemností. Tento postup platí i pro případ, kdy e-mail dojde přímo zaměstnanci, jemuž je určen.

Čl. 4

Evidence písemností

1. Všechny písemnosti podléhající evidenci se evidují v ……… (např. v podacím deníku) s uvedením těchto údajů:

  • datum doručení (u písemností vznikajících u zaměstnavatele datum vzniku a odeslání),

  • číslo jednací (pořadové číslo lomeno posledním dvojčíslím kalendářního roku),

  • spisový znak,

  • označení odesílatele (resp. příjemce),

  • obsah spisu (věc), počet příloh,

  • údaj o vyřízení a vypravení písemnosti,

  • (případné další údaje).

2. Zjistí-li adresát písemnosti soukromého charakteru, kterému byla taková písemnost doručena neotevřená, že o takovou písemnost nejde, je povinen ji vrátit …........... (podatelně) k zaevidování.

3. V případě písemnosti vznikající u zaměstnavatele zajistí příslušný zaměstnanec v ….. (podatelně) její zaevidování a přidělení čísla jednacího.

Čl. 5

Vyřizování (oběh) písemností

1. Při vyřizování písemností se používá referátník, na kterém se vyplňují příslušné údaje o vyřizování, a to …. (organizační útvar, který má písemnost vyřídit, případně útvary, které se mají na vyřízení podílet a v jaké posloupnosti, stanovení lhůty k vyřízení, způsobu vyřízení apod.). Referátník je součástí spisu. (Tento bod lze upravit podle zvyklostí u zaměstnavatele, popřípadě vůbec neuvádět.)

2. Lhůty k vyřízení písemností stanoví příslušný vedoucí zaměstnanec; pokud nerozhodne jinak, platí pro vyřizování písemností tyto lhůty, pokud z právního předpisu nevyplývá něco jiného:

  • v neodkladných záležitostech se písemnost vyřizuje neprodleně,

  • v běžných záležitostech se písemnost vyřizuje zpravidla do ….(10) dnů,

  • ve složitějších záležitostech se písemnosti vyřizují do 30 dnů; jestliže byla pro vyřízení písemnosti stanovena lhůta delší (potřeba vyžádání si stanoviska jiných institucí apod.), je třeba o tom pisatele informovat.

3. Při vyřizování došlé písemnosti se na písemném vyřízení uvádí jednací číslo této písemnosti; písemné vyřízení a došlá písemnost tvoří jeden spis. Z písemného vyřízení se pořizuje kopie, která je součástí spisu. Podepisování písemností se řídí …. (organizačním, podpisovým