Manažerské a personální rozhovory - Sdělení kritiky, komunikace výtky

     Poslední ze série článků o manažerských a personálních rozhovorech bude věnována rozhovoru vytýkacímu. O právních aspektech této problematiky jste se dočetli v předchozím článku, teď se budeme zabývat aspekty psychologickými.

     Předání písemné výtky je především právní akt, ale pro ujasnění požadavků a podporu změny v chování je nutná komunikace toho, co chceme, aby se změnilo a jak. Při sdělování kritiky nebo výtky můžete vycházet obecně z dovednosti poskytnout zpětnou vazbu, hodnotit výkon podřízeného.

     Základními pravidly při poskytování zpětné vazby je:

• rozhovor mezi čtyřma očima,

• konkrétní sdělení vlastní zkušenosti,

• směřování do budoucna („příště by mi pomohlo, kdybyste...“),

• popis chování, které hodnotíte.

Myslete i na to, že zpětná vazba může popisovat chválené chování, nejen kritiku, a zajistěte, že Vám druhý rozuměl. Kritiku bychom měli načasovat co nejdřív poté, nebo naopak upozornit na správný postup až těsně předtím, než se činnost opakuje.

     V čem se sdělení kritiky liší od zpětné vazby? Jde o rámec. Podřízený by měl jednoznačně pochopit, že jde „do tuhého“. V rozhovoru by měl zaznít zřetelně požadavek na zlepšení a jeho termín. Ještě tvrdší je, pokud přidáme i informaci o tom, „co se stane, když...“. Sdělení možných důsledků je už silná forma nátlaku a může vyvolat v druhém snížení motivace pro spolupráci. Asi si řeknete, že pak jsou věci jasné. Domnívám se, že je lepší i rozchod v dobrém. Proto se přimlouvám za jemnější podobu (např.: „nemůžeme si dovolit, aby náš zaměstnanec....“). Ostřejší způsob nedoporučuji, zejména ne ve vyhrocených situacích. Formulace typu: „Jestli se to bude opakovat, tak Vás vyhodím.“, počítám mezi ty „ostré“.

     Stejně jako při zpětné vazbě je dobré vést o události dialog, tedy nechat podřízeného, aby všechno sám vysvětlil i zhodnotil. Neznamená to, že musíme změnit názor, ale druhé straně je vždy dobré dát prostor. I kdyby se nezjistilo, že šlo o omyl nebo pomluvu, můžeme získané informace využít pro předcházení podobným situacím i jinde. Přesto stojí zvážit, jestli i při menším překročení pravidel nebo nedodržení požadavků využít písemné výtky. Z právního hlediska (viz předchozí článek) je to dobrá prevence, z psychologického hlediska jde o hodně kategorické vyjádření nespokojenosti, které lze chápat jako jasné naznačení, co se může dít dál.

     Sdělení výtky by mělo být z právního hlediska písemné, z psychologického také ústní. Předání výtky by mělo být v rozhovoru až posledním krokem. Do té doby by měl proběhnout zpětnovazebný rozhovor, ve kterém se zaměstnanec dozví i něco o svých…